PTA支援サービス

会費の集金については、各学校PTA、保護者会などでいろいろな集金方法がある様です。

口座振込、自動引き落とし

おそらく最も多い集金方法です。PTAや保護者会など法人格の無い民間団体でも口座を作れる金融機関が増えてきました。
振込や引き落とし手数料は支払い者負担となりますが、現金を取り扱わずに安全に集金できるのがメリットです。
デメリットとしては、支払い済みの会員と未払いの会員を会員名簿と照合して支払いの催促をし続けなければならず、一部の役員の方には大変な負担となります。

集金袋で回収

こちらもまだまだ現役の学校が多い様です。
子供を介して現金入りの封筒をやりとりすることで紛失などのリスクがあることや、集金封筒を回収して回収金を口座に振込んだり、支払い者と未払い者を名簿と照合して催促したりなどの手間がかかります。
また別の問題として、PTAの集金作業を学校の教職員の方々に代行させることによる個人情報共有や業務委託に相当する？などスキームとしての問題も内在しています。
様々な業種でコンプライアンスの強化が行われている中で民間団体にも変革が求められていくこととなるでしょう。

学校諸費の口座引落としに相乗り

一部では、学校諸費の口座引落としに相乗りして学校側でPTA会費の集金も行っているケースもある様です。
これは明らかに個人情報保護の観点でアウトになる行為ですし、給食費の未払い世帯の補填にPTA会費が使用されたり、本来は公費で購入すべき学校の備品までPTA会費が使用されたりするケースも報告されています。
PTA側での会費の管理ができにくくなり、学校側が不正に使用するという信じられいことが起こる温床となります。　
集金袋で回収する場合と同様に、学校の教職員の方が介在することによるスキームの問題も孕んでいます。
イマドキPTAになっていくためには、PTAは自前で集金を行えることが前提となってきます。

Miley PTAで提案したい会費集金方法と機能

〇〇Pay系は規格も統一されていなかったり、手数料無料や利用者へのキャッシュバックで話題となり利用者も増えましたが今後は投資回収のターンに移行していくでしょう。手数料は無料ではなくなりますし、異常なキャッシュバックキャンペーンなども無くなっていくでしょう。
クレジットカードは手数料をカード利用者に負担させることができませんので、受益者側が負担する必要があります。その為、PTAや保護者会で回収した金額から支払う必要が出てきます。カード情報の取り扱いも厳しく決まっている為に取り扱いコストが高く普及率もまだまだ十分ではありません。
誰でも、いつでも利用できる支払い手段として考えられるのはコンビニ支払いだと考えています。
その為、Miley PTAで今後サポートしたい集金方法はコンビニ支払いで、さらに口座や集金袋での負担となっている、支払い者と未払い者を名簿と照合する、いわゆる突合処理を自動化することです。
すでにほとんどの機能実装はできている状況で、今後、条件の合う決済事業者を見つけ集金サービスの提供を目指していきます。

せっかく回収した会費についてもその利用方法は様々ですが、紙にまつわる支出はPTA会計の中で10〜30％を占めている様です。
紙の印刷物を作るための作業に関わる保護者の方々の人件費コストは見えませんがかなりの負担になっていることでしょう。
まずは、ペーパーレス化を目指して会費の有効活用を考えていきましょう。

Miley PTAでペーパーレス！

Miley PTAでは、会員メンバーの管理、多様な連絡網機能、会員名簿の出力やファイル共有までペーパーレス化を全面支援する機能を多く備えています！

PTAや自治会など任意民間団体の会費収入については課税対象ではありませんので、納税を前提にした会計処理は行われていないところがほとんどでしょう。
その為、会計方法や会計報告内容は様々で各PTAや保護者会で独自のルールで運営されている様です。
とは言え、承認プロセスを経て入金や出金の記録をつけるという基本的なルールは必要となりますし、毎年もしくは２年に一度の頻度で役員が入れ替わるPTAなどの団体で会計を手作業で承継していくことは担当者の負担が大きい状況が続いていると思われます。 Miley PTAでも、統一的な会計処理を提供できないか検討中です。

PTAや保護者会は任意参加の民間団体ですので、そもそも参加者が何かを強制されること自体が問題です。
しかし残念なことに、従来の強制型の運営が行われているPTAや保護者会は、まだまだかなり多い様です。
一人一役を子供の在学中にこなさなければならない！など、いつどこで何故にその様なルールができたのか？そもそも出所不明のルールです。法的にも倫理的にも根拠がなく、過去に役員のなり手がいない際に当時の運営者がとにかくその場を乗り切る為に作り上げたというのがホントのところでしょう。

専業主婦世帯が今よりも多い時代から根強く残るスタイルですが、世帯収入が減り少子高齢化が進んでいる現在では過去とは比べるまでもなく状況が異なってきています。
それなのに、PTAや保護者会の運営は過去の踏襲で良いのでしょうか？イマドキのPTAや保護者会は過去の踏襲をやめて今の時代、そしてこれからの時代を見据えた変化が求められいるはずです。
自分の子供や孫に誇りを持って受け継いでもらえる、そんなPTAや保護者会を目指しませんか？

これまでの活動内容を見直してみましょう。今の時代にそぐわない活動内容、成果や反響が無いものなどを見直していくことで役員数も削減できますし、必要な人手も減らすことができます。

エントリー制

改革に成功しているPTAの多くは、「やりたい人がやりたいことをやる」エントリー制を採用して成果を出している様です。
「エントリー制にしたら誰もやらなくなる！」という意見が必ず出るかと思いますが、実はエントリー制では失敗することはありえません。
エントリー制では、やりたい人が集まらない活動は縮小もしくは廃止していきます。また、新たな活動をやりたい人がいれば共感して協力してくれる会員を集めて実施していきます。
この様にすることで、求められる活動に集約されていき意味のある活動が残っていきますので参加者のやりがいや満足度が高くなっていきます。

どうしても残さないといけない活動は？

一方で、不人気でなり手が少ない活動だけど、どうしても残す必要があるということもあるでしょう。その様なケースでは規模縮小してやれる範囲でやるなど無理のない範囲での活動にしていくことが必要です。
例えば、朝の子供達の集団投稿を見守る旗当番などですね。共働き世帯では大きな負担ですが、子供達の安全を考えると無くしてしまうのは不安に思う方も多いでしょう。
地域の高齢者の方々が保護者さん達の代わりに旗当番をしてくれている地域もある様です。この様にPTAや保護者会という枠だけで解決しなければならないということも少ないかと思います。地域で協力して解決していくということもイマドキPTAとしての考え方だと思います。

PTAや保護者会の総会運営も運営者の負担が大きい行事です。役員の信任や規約の改訂、会計報告や活動報告など重要な事柄が多いですが参加する側も運営する側にも大きな負担となっています。
核家族化も進み、忙しい共働き世帯も増え、仕事の都合や子供を預けられないなど、総会に参加することも難しくなってきています。多くの場合、委任状を配布して回収することで採決に必要な票数を確保している運営が行われていますが、委任状配布時に議題や決議事項について十分な説明が行われていないケースがほとんどです。 内容も分からずに「委任する」に丸をつけてもらって回収するという意味の無い作業を続けることがイマドキのPTAの在り方と言えるでしょうか？
子供達のための活動なのに子供達に胸を張って説明できる内容でしょうか？　

総会をデジタル化！

Miley PTAでは、総会資料を添付して送信、各議案について個別に賛成、反対の意思表示を明確にして頂ける機能を搭載しています。
物理的に保護者のみなさまが同日同時刻に一箇所に集まるという制約もありませんので、事前に総会資料を添付した投票依頼を送信して保護者の方々のご都合の良い時に内容を理解して投票を行ってもらうことができます。期日前投票としても活用して頂けますので、委任状は不要となります。

Withコロナ、アフターコロナ時代に密を避けましょう！

コロナウィルスを完全に克服するまで、今後も密を避ける感染症対策が必要となります。これまでの運営を見直し、デジタル技術を活用したイマドキPTAを目指しませんか？
Miley PTAでは、イマドキPTAを目指すみなさまを全力で支援してマイリーます！

多くのPTAや保護者会で会報紙、広報誌が作成されて配布されています。
従来の慣例で印刷用の文書を作り、校正、校閲を経て印刷業者へ依頼してたくさんの部数を用意して配布、多くの時間と労力、印刷コストのかかる作業ですがそのフィードバックは誰も気にしていません。
既読率はどれくらいでしょうか？どの記事のどの様な内容に反響があったでしょうか？と聞かれても根拠を持って答えられる方はおそらくいないと思われます。
発行することが重要で、読み手の反応は重要では無いのでしょうか？

営利企業とは異なる為に、一概には言えませんが、少なくとも改善のサイクルを回していく為には、対象読者のフィードバックを得ることは重要になってきます。
せっかくの活動も会報紙や広報誌へ掲載するまでネタを溜め込んで寝かしてしまう為に、タイムリーに情報を共有してフィードバックを得ることができません。これでは参加者も読み手も熱が冷めてしまいますし、発行に関わる方も熱を持って取り組むことは難しいでしょう。その結果、とりあえずこなす作業となってしまいがちです。
また、ネタをまとめて提供することで情報量が多くなり過ぎて、読み手が読む意欲を失ってしまいますし伝えたいこともぼやけてしまいます。

会報紙でまとめてドーンから、タイムリーに小出しにして活動を見える化！

Miley PTAを使って、イベントや活動の報告をタイムリーに発信していきましょう！
読者数も各投稿ごとに確認できますので、反響もデータ化して今後の改善にもつながります。