広島叡智学園 中学校・高等学校 様



広島県立広島叡智学園 中学校・高等学校 様にインタビューさせて頂きました。

インタビューにご対応いただいたのは:
  • 会長 : 中谷さん
  • 副会長: 隆田さん
  • ITサポートチーム: 小花和さん、鍋加さん、石原さん




  • ご挨拶



      合同会社Miley's 代表 合田です。
      このインタビューでは、以下の目的を持ってお話を進めさせていただきます。

    1. Miley PTAの導入事例を整理して、これから導入を検討する方々に参考にして頂ける内容にすること。
    2. 御校におけるMileyPTA導入のふり返りの機会として頂き、導入成果や反省点、苦労したことなどを次代の方々に伝えやすくすること。
    3. Miley PTAの好評な部分、ご不満や改善が必要な部分(遠慮なく何でもどうぞ)を確認し今後の改善に活かすこと。

    皆さんお忙しいところお集まりいただきありがとうございます。
    中谷さんとは、何度もメールでやり取りさせて頂いておりましたが、お会いするのは初めてですね(笑)



    学校情報


    学校の特色など

    学校の特色としては、外国人留学生が多く通われるとお聞きしていた様に記憶していますが。

    高校から留学生を受け入れる想定で進められていますが、今はまだ中学までで留学生の受け入れは始まっていません。
    中学生でも、北海道から沖縄まで全国から生徒を受け入れているので各地に保護者がいます。

    中高一貫校として、最近できた学校なんでしょうか?

    今年で3年目で4月から最初の高校生が誕生することになります。

    しがらみがないこともあって、新しくいろいろと始められるという環境ですね。

    PTAの組織や活動状況など

    手探りで PTA 組織を作っているので、こうしなきゃいけないっていう枠組みはまだ全くないです。
    どうしていこうかっていう試行段階にある感じです。

    今は中学の方にPTAができていて、今後は高校の方にもPTAができるのでしょうか?

    4月から高校もはじまるので、中学と高校で6学年一緒にPTA組織として運営しようとしています。

    ITサポートチームがある

    ITサポートチームというのがあるんですね。
    ITサポートチームを編成しているPTAがあるのは初めて聞きました。

    全国に保護者がおられるので、ITツールを使わないと集約は無理だろうと。
    でも、私一人ではちょっと無理なのでITサポートチームっていうのを立ち上げさせてもらって、協力していただいているっていう形ですね。

    叡智学園さんの特色は学校自体もそうですが、PTAの「ITサポートチーム」というのが大きな特色かなと思いました。

    そうですね。
    実は、執行部の「会長」「副会長」「監査」 という役以外は、今年から置いていなくて、それ以外はチームという形でPTAを組織していこうとしています。
    必要な時に集まってもらったり得意な分野でチームを作ってやっていこうというのを今年からやり始めています。

    皆さんバリバリのエンジニアなんでしょうか?
    すみません、なかなか自分でバリバリのエンジニアです! とは言いにくいですね。(笑)

    本当のエンジニアは2人です。
    他にはパソコンにある程度詳しいとか、ツールが使えるとか、Googleフォームが使えるということでも結構サポートに貢献できるので。

    中谷さんからはよく技術的な話が来るので、ついつい技術的な話をしてしまってました。(笑)
    私もエンジニアでして、元々は組み込み系をやってたんですけれども、組み込みに飽きて今はWeb系とかアプリとかをやっています。 エンジニア的な話は大好きなので気軽に何でも言ってください。

    わかりました。(笑)
    細かい要望はいろいろ出させてもらってますけど、たぶん今日も出てくるのではないかなと思います。

    導入の背景


    業務や作業または組織における課題にはどの様なことがありましたか?

    導入の背景についてです。
    新しい学校ということなのであまりないのかもしれないですが、もともと何かしらの課題があってそれを解決したいっていうことがあったかと思います。
    例えば、紙での運用が大変で手間もコストもかかるとか。

    課題はやっぱり全国に保護者さんがおられて、そう簡単に学校に集まれないということがあります。
    それにコロナもあって、総会などの資料共有なんかも遠方に配布するというのが非常に難しくなっています。

    そのため、何かツールを導入しないといけないということで、昨年から評価を開始しました。
    費用と機能面からマイリーを導入してやってみようと始めました。

    無料試用の申し込みに至った経緯

    マイリーをどのように探したのでしょうか?

    「PTA ツール」で検索して、片っ端から見ていった感じです。
    SlackやBAND、KintoneのGaroonなども見てみたのですが、100人くらいで制限がかかるものが多いです。

    Slackは一般的な保護者の方々が使うにはちょっと難しいかなという印象で、スマホに設定して、パソコンに設定してとなかなか難しそうで多くの保護者のサポートをすることはできないかもなと思いました。

    本当に、パソコンがあまりわからない人でも導入できそうというのがマイリーかなと思って皆さんにご意見を頂きました。

    Facebookのグループを使うことも考えましたが。。。
    Facebook上には個人のプライベート情報が上がっているので、PTAのグループから容易に個人のページへ辿り着いてしまうので、見られたくない方もいるだろうと。

    マイリーなら学校やPTAの関係がマイリーの中だけで完結するというのも選んだ理由かなと思います。



    導入時の状況


    導入時に苦労したことは?

    導入時には、無料試用から始めていただいたと思います。
    PTAの組織や活動をマイリーにあてはめていく際にご苦労などはありましたでしょうか?

    グループ専用チャット部屋

    私ばっかり話してますが(笑)
    「グループ専用チャット部屋」機能が当初はなかったので、毎日のように保護者が登録される都度、私が保護者チャットへ追加する操作をしていました。
    当初は、これがとても大変でした。

    今は「グループ専用チャット部屋」機能ができているのでチャット部屋への登録作業は楽になりました。

    ただ、「グループ専用チャット部屋」では、1グループについて一つしか作れないので、内容によってチャット部屋を分けたいなという時には困ります。
    保護者グループはそれほど使われていないので、今すぐ必要というわけではないのですが、1グループで複数のグループ専用チャット部屋が作れると管理する方が楽かなと思います。

    要望を頂いてグループ専用チャット部屋を開発しました。
    開発するのにとても苦労したのですが、やって良かったと思います。

    初期のマイリーは連絡網アプリとして出していたので、チャット機能についてはオマケ的な扱いでした。

    その後、チャットに関する要望がすごく増えてきています。
    みなさんチャットが使いたいんだなということがわかってきて、改善を続けているところです。
    グループ専用チャット部屋を1グループに複数作成する、につきましても検討させていただきます。

    ナレッジ(knowledge:知識や情報、知見)としてチャットルームに書いたことを、新しい役員さんが来た時に「ここを見てください」と言いやすいので、チャットルームって重要だなと思っています。

    LINEを使わない理由

    LINE にしなかった理由は、 LINE のチャットグループは後からグループに入った人が以前の履歴を見ることができなくて、そうすると今までの役員さんがどういう経緯でやっていたのかというものが見てもらえない。それがLINEに踏み切れなかったところです。

    LINEだとニックネームがすごいことになっているのもありますね。
    グループチャットに入ると、みんなパパとかママだったり(笑)

    Zoomも使っていく

    他にも、何か困っていることなどがあれば、解決のお手伝いをさせていただけるかも知れません。

    例えば、小学校で多いのが旗当番とか見守り当番などの割り当てですね。
    多いところでは割り振らないといけない地域が70地区くらいあって、毎週の担当を決めないといけないというのもありました。
    こういう煩雑な担当決めなどの調整をする機能として「調整ちゃん」を開発しました。

    今は、ZoomのアカウントをPTAとして一つ契約して使っているんですけど、「予約ちゃん」をうまく使って運用をしようとしています。

    余談ですが、Zoomって利用料が高いと思うので、マイリーでお手軽に使えるZoomっぽい機能を追加しようと検討しています。
    Zoomの利用頻度はどれくらいでしょうか?

    まだほとんど使われていないですね。
    執行部会やITサポートチーム内で使ったりはしています。



    導入後の状況


    導入前の課題は解決されましたか?

    導入からしばらく期間が過ぎましたが、導入前に解決したかった課題について、導入後の現在はどれくらい達成できているでしょうか?

    ある程度達成できているのではないかと思います。

    まず、お知らせですね。
    マイリー導入前は、PTAからのお知らせを発行する際に、学校に依頼して、学校経由でメールで送っていました。
    今はマイリーを使って、PTAからのお知らせもPTA内で発行できるようになっています。
    お知らせの既読率もかなり高いです。

    チャットルームもいろいろと使えています。
    生徒の帰省時の乗り合わせ調整でもチャットルームを活用しています。

    紙は減った

    インタビューの際に皆さんに確認しているのですが、定量的な(数値化できる)効果などはありましたでしょうか?
    先にインタビューさせて頂いた学校では、紙が減ったので「印刷代が年間15万円かかっていたが、かなり削減できた」ということがありました。

    PTA経由の配布物は、もう何もやっていません。
    金額がいくらかというのは、学校に会計をお願いしている都合上わからないのですが、紙代や郵送の切手代などはだいぶ削減できているかと思います。

    遠方の保護者が多いから、という事情があるからですね。
    紙での配布や郵送がなくなっているので、コスト面でのメリットはかなりありそうですね。

    その他、改善されたことなどは?

    さっき中谷さんが言っていた、「乗合調整部屋」というチャット部屋について補足します。

    島に学校があって、島に着いてからの交通の便が良くないという事情があります。
    そのため、保護者の方々が車をフェリー経由で乗り入れるのですが、乗合調整することによって、島へ乗り入れる車の台数を抑制することができます。

    具体的な統計はとっていないのですが、島へ乗り入れる車が減る効果は出ているのかなと思います。
    地球に優しいエコな活動にもつながっているかと思います。

    まだ学校ができたばかりで、各学年40人の3学年で120名ですが、今後生徒数がどんどん増えて最終的には300名くらいになります。
    そうなった際に各保護者が各々で島に車を乗り入れたりすると、本土側の港からクレームに繋がる恐れがあります。

    先日もクレームがあった様なので、そう言ったことを防ぐためにもマイリーのチャット機能で「乗合調整部屋」を使って、各保護者が相談し合って子供の送り迎えをすることが全校に広がれば多大なる効果を発揮すると思います。

    フェリー代も結構高くて、普通車で往復すると4000円くらいかかります。 乗合をすれば、保護者の金銭面での負担も減らすことができます。

    お役に立てている様でウレシイです。 他にもお役に立てそうなことがありましたら、何でもご相談ください。

    PTAの発信ツールがあることで

    以前は、PTAからのお知らせを学校経由でメール配信していました。
    マイリーを使ってPTAから直接送信できるので、だいぶ時短になっているかなと思います。

    学校側でお知らせの内容を確認するといったステップはあるのでしょうか?

    PTA内だけのものはそのままですね。
    特に確認作業というのはないと思います。

    PTAと学校の会議内容を共有

    他には、学校側とPTAで会議をした際の議事録を作って、学校側に確認してもらった後に保護者にも共有するようにしました。

    議事録を公開することによって、学校への各保護者からの個別の問い合わせが減ったことで、学校側の先生方の負担は減っていると思います。
    それまでは、各保護者からの個別の問い合わせが多くて学校側でも本当に困っていたそうです。

    それなら学校側でも使って欲しいですね。(笑)

    そうですね(笑)
    まだ学校側ではデジタル化に消極的なところがあるので、時間をかけて引き込んでいくつもりです。

    定性的な変化

    定性的な変化の方はどうでしょう?
    数値化はできないけど「なんとなく笑顔が増えた気がする」といったフワッとしたことでも良いのですが。

    そうですね、執行部に対する信頼は高まってきたんじゃないかなと思っています。(笑)
    保護者のみなさんが協力的になってくれているなと感じます。

    どんな活動をするにしても、「こういうことやろうと思うのですがどうですか?」と、まずはマイリーからアンケートを送って意見を聞くようにし始めたので、非常に好意的に意見をいただける様になってきています。

    以前は、執行部側で決めてしまっていたのを全部アンケート方式に変えています。執行部の負荷は少し高まっていますが。

    やはりアンケートは大事ですね。
    先にインタビューした学校でも、アンケートを使うことで協力者が増えたとか、自分の意見が言えることで興味を持ってくれる人が増えたということを伺いました。

    目安箱というのも作っています。
    チャットルームだと発言しづらい、でも意見も言いたいという意見があって、一旦はGoogleフォームで作りました。
    目安箱のようなことができる機能がマイリーにもあると、全てマイリーで完結するなと思います。

    目安箱とは少し違うのですが、「管理者への問い合わせ」という機能があるのをご存知でしょうか?

    それだと気づいてもらえない人が多い様です。
    「管理者への問い合わせ」を見つけて問い合わせしてくれた方が2名くらいおられました。
    探せる人は探せるんだと思いますが、目立つ位置にあれば使いやすくなると思います。

    承知しました。見せ方などの改善を検討します。

    他にも定性的な変化はありますか?
    先生が優しくなった気がするとか(笑)

    先生から、これをマイリーで送っておいてくれませんか?というような依頼が来るようになりました。
    それなら学校でもマイリー使ってよと思いますけどね(笑)
    でもマイリーの存在は認識し始めていると思います。

    では、そのうち学校側でも使ってもらえそうですね(笑)
    学校側にも良い影響を与えていけると嬉しいです。

    次年度の方々への引き継ぎは?

    PTAの悩ましいことの一つとして、役員さんの任期があると思います。
    ITツールを導入したけど、次の役員さんたちがあまりITツールに好意的ではなくて元に戻った、ということも聞いたりします。

    今後の引き継ぎというのはどのように行っていくつもりなのでしょうか?

    新しい執行部メンバーには、新しい年度の執行部チャット部屋を使ってもらいつつ、前年度の執行部チャット部屋にも入ってもらって、前任者がどうやっていたか見てもらえれば引き継ぎになるかなと考えています。

    対面で会って引き継ぎというのは、難しいと思うしZoomで話して引き継ぐかといってもそこまで引き継ぐ内容があるかまだわからないので。

    よく言われる引き継ぎマニュアルの様なものはないのでしょうか?

    ようやくこの3年間で形になってきたので、引き継ぎ資料みたいなものはまだありません。



    要望や改善点


    今後Mileyに期待することには?

    それではみなさまお待ちかねの様ですので、要望や改善点をお聞きするフェーズに進みましょうか。

    チャットのメンションって用語は適切?

    私は数少ないエンジニアの一人なのですが、チャットの返信まわりがもっと使いやすくできるのではと思っています。
    あと、メンションという言葉がエンジニアはわかるのですが、一般の保護者の方に伝わるのかなとか。

    「メンション」については他の用語にすべきか悩みました。
    世界的にこのような機能の呼び名が、Jira や Confluence で使われていて、メンションというのが世界的には一般的なのでそのままメンションとしました。 使う人は使うといった機能なので、メンションでも使ってくれている人たちはいますね。

    チャット部屋でファイルを送りたい

    あと、チャットでファイルをポンと置ければ良いと思います。

    技術的にはファイルを置ける様にするのは簡単なのですが。。。
    濫用されるとクラウドストレージのコストが許容できないレベルで発生するので、敢えてできなくしています。

    今世界的にクラウドストレージの費用が上がってきているので、ストレージイズマネーの状態になってきています。
    サイズの大きいファイルや動画などを貼られると、今の利用料では補えなくて赤字になる可能性も出てきます。

    低料金でサービスを提供するというのを目標としていますので、できるけど敢えてやっていない問題となります。
    折衷案として、ファイル置き場に置いているファイルは添付できます、としています。

    リプライ時に自分の名前を表示

    チャットのリプライ時に、自分のリプライは自分の名前が表示されないので、表示してもらえた方が良いです。
    前のメッセージから続いているように見えるので。

    リプライが続いている際に、自分のリプライ部分だけ名前が表示されないので見にくいということですね。
    承知しました。そこは今後の更新で修正したいと思います。
    (ver 4.0.0にて対応済み)

    チャット部屋でメッセージ検索

    チャットメッセージの検索ってできますか?
    中谷さんがおっしゃっていたチャット部屋履歴で引き継ぎ資料にするというのであれば、検索できた方が良いかなと思いまして。

    現状ではチャット部屋メッセージの検索機能はないです。
    今後の更新で対応できるか検討します。

    登録時の入力を減らす

    学校IDと合言葉を入力することでプロフィール登録しているところを、URLリンクやQRコードにできれば登録が楽になるのでは?
    ユーザー登録する手順が少ない方が良いのかなと思います。

    入力して頂く内容を減らすことは重要かと思いますので、QRコードなどを使うことは検討させて頂きます。
    今後の更新で対応できるか検討します。

    プロフィール名に、学校IDを入力している人がいて、ずっとそのままになっているので悩ましいです。

    管理者ユーザーから「ダイレクトメッセージ」でその方に連絡するということはできます。

    PC画面では横幅が広すぎる

    パソコンでマイリーを見ていると画面いっぱいに開いてる際に、チャット部屋のメッセージが左右に別れて表示され見づらいです。

    モバイルファーストなレスポンシブデザインの限界ですという専門的な言い方で逃げています(笑)
    レスポンシブデザインというもので、デバイスの画面幅に応じて横に伸びたり縮んだりするデザインなのですが、パソコンの横長画面などで開くと左右に伸び過ぎた印象になります。

    パソコンの横長画面の表示では、別途、適切なレイアウトに変更するべきなのですが、開発リソース不足で対応できていません。 今後開発が落ち着いてきて順次こういった手をつけられていないところにも対応していきます。

    ブラウザの横幅を縮めると見やすくなります。

    会費の集金は?

    あと伺いたかったこととして、PTA会費の集金はどの様にしているのでしょうか?

    会費集金に対応してくれという要望も多く頂いているのでヒアリングしております。
    まだ封筒で集金していたり、銀行振込でも突合処理が必要だったり苦労されているところが多い様ですので。

    PTA会費の集金は学校の諸費と一緒に学校へ委託して行っています。
    遠方の保護者も多いのでそうしてます。

    学校にやってもらうのが良いのかどうかという議論も昨年すごくしていたのですが。。。
    まだPTAで手が回らないので、ひとまず学校への委託作業ということでやっていただいている形です。

    プロフィール登録や削除の通知が欲しい

    あと、新入生が入ってきた時に、みなさんドンドンとプロフィールを登録して頂くんですけども、登録された際に通知が欲しいなと思っています。

    ほんとにちゃんとグループ設定などが行われているかどうか心配なので、マメに登録状況を確認していたのですが、ずっと見ているわけにもいかないので、メールなどで通知してもらえると助かります。

    例えば、執行部グループなどに間違えて登録されてしまうと、それは訂正しないといけないので通知があるといいなと思います。

    また、退会しましたというのも通知があるといいなと思います。
    マイリーから退会した人は別の連絡手段を取らないといけないなど、頭の片隅にでも入れておきたいところです。

    プロフィールの登録や削除のタイミングで通知が欲しいということですね。
    メールで送れると楽なのですが、今のご時世ではメール送信に規制が多くて、あまり多くのメールを送り過ぎるとスパム業者として扱われてしまう危険性もありますので、メールを送るのは最小限にしています。

    機種によっては文字数の制限がキツかったりしますが、スマホ通知などで送る方が楽ですね。

    通知だと、通知を見逃すとわからなくなりますよね?
    PCやスマホなど複数の端末を使うので通知だと見逃す可能性が高いです。
    プロフィールの追加と削除だけでもメールで知らせてもらえると良いのですが。

    連絡網の投稿に対する通知など、実体があるものへの通知なら良いのですが、実体がないものの通知だと見逃したり通知を消してしまうとわからなくなりますね。

    ちょっとよろしいでしょうか。
    私は、1年生の保護者で昨年の登録時にトラブルがあって、通知は来るけど保護者のチャット部屋に入れてなくて、問い合わせたりしていたら、この人詳しいに違いないということでITサポートチームに入れられたのですが(笑)

    保護者の中でグループ専用チャットに入れていない人や、間違えてグループから抜けてしまっている人などがいました。
    中谷さんがいつもそういったところのケアをしているのですが、中谷さんの負担を減らしてあげられればなと思います。

    また新入生が入ってくるので、その辺りは大事な機能になるかと思いますので、よろしくお願いしたいと思います。

    あと、クラスごとのチャット部屋もあります。
    私のクラスは全然誰も発言しないので見ていないのかなと思っていたのですが、年末に学生が遊びにでた際に戻ってこなくて行方不明になったのではという騒ぎがありました。

    それでクラスのチャット部屋が盛り上がったことがありました。
    みんな見ていないのかなと思ったら、ちゃんと見ているのがわかりました。
    その時は助かったといいますかクラスみんなで心配していたのですが、いざという時の為にも適切なグループ設定ができていることや、グループ専用チャット部屋に適切に入っていることが大事になると思います。

    承知しました。
    実現方法について検討してみます。

    それまでは、ユーザーリストの出力をして、どのグループに所属していない人がいないかなどをチェックする様にします。

    リプライ表示が邪魔になる

    チャットリプライの時に、リプライ表示がテキスト入力欄に被って表示されるのですが、これはなんとかならないでしょうか?

    そのトースト(下から浮き上がるメッセージ画面)は、リプライメッセージをここに入力してください、というのを伝えるために表示しています。

    入力欄に被って長い時間表示されるので、テキスト入力がすぐにできないです。

    表示位置を変えるのは難しいのですが、表示時間を短くすることはできますので対応させて頂きます。
    (翌日、ver 3.9.1で対応しました。)

    一括既読ボタンが欲しい

    あと、スマホとパソコンの両方を使っていますが
    片方をしばらく使っていて、もう片方にログインした際に、これまで既読になっていた投稿が未読になって表示されます。

    一件ずつ既読にしていくのが大変なので、一括で既読にしたりできないでしょうか?

    一括既読ボタンみたいな機能が必要ですね。
    検討します。 (ver 4.0.0 にて対応済み)

    安否確認のコメントを共有したい

    以前、要望していたと思うのですが。。。
    安否確認のコメントを公開できるようにするというのもお願いしたいです。

    以前の安否確認の際に、みなさん良いコメントをたくさん頂いたので保護者でコメント内容をオープンにして共有できたらなと思っています。

    地震が発生した際に安否確認を送るようにしていて、みなさんコメントをつけて回答してくれます。

    全国に保護者がいるので、地震がどこかで発生するたびに安否確認を送っているんですけどすごい温かいお言葉をコメントで頂くのですが、私や管理者だけが見るよりもみなさんで共有したいと思っています。

    だいぶ前に要望を頂いていましたね。
    まだ対応できておりませんでしたので、今後の更新で対応させていただきます。
    (ver 4.0.0 にて対応済み)

    それでは、本日はお忙しいところインタビューにご協力頂きまして、ありがとうございました。