管理者ユーザーのやることをまとめました。
弊社による初期設定にて学校情報の登録を行います。
登録後、最初にプロフィール登録したユーザーが1人目の管理者ユーザーとなります。
他の管理者ユーザーを追加しましょう。管理者ユーザーは最大５０名まで追加できます。
Menuの「管理者メニュー」よりグループの編集を行うことができます。
グループ毎にお知らせを配信する際に使用しますので、
クラスや部署、委員会など適切なグループを追加してください。
管理者ユーザーの方から他の会員へスマホアプリのダウンロード先、Web版のURLを知らせる必要があります。 ご紹介用資料やアカウント登録説明資料を用意しておりますので、ご活用ください。
ご紹介資料Miley PTA運営者からの連絡メールに記載の「学校ID」と「合言葉」を他の会員へ伝えてください。 アカウント登録説明資料
「学校への連絡」「安否確認」機能を利用して頂く場合には、会員からの連絡を受け取る「確認者（教職員を想定）」を設定する必要があります。 最初に学校へプロフィール登録したユーザが最初の確認者として自動登録されています。確認者を設定できるのは管理者ユーザーだけです。 確認者は最大５０名まで設定できます。
「学校情報」のフリーテキストを編集しましょう。 学校メンバーに常時表示させておきたい内容を記載しておきます。 モットーや役員の一覧を記載しておくなどご自由にお使いください。
会員規約など会員に随時参照して欲しいPDFファイルを添付しておくことができます。
学校のホームページなど会員に随時参照して欲しいURLの設定ができます。
年度替わりの際にお知らせを発行して、会員ではなくなくなるユーザー向けにアカウント削除の案内を行いましょう。
また、所属するグループ設定の見直しを行ってもらいましょう。
全ユーザー向けの年度替わりに行うことページをお知らせのURLに設定することで説明にお役立てください。
新しく会員になるユーザ向けには、上記「他の会員へ情報を共有」の案内を行いましょう。
各ユーザーがアカウント削除を行うことで各学校に登録されているプロフィールも削除されます。 なかにはアカウント削除やプロフィール削除を忘れてアプリを削除してしまうユーザーもいることでしょう。 その様なユーザーを抽出して削除することができる機能が管理者メニューの「ユーザー管理」に集められています。
人数が多くてグループ設定の見直しを行ってもらえない利用者が多い場合、管理者メニューのグループメンバー設定で管理者がグループメンバーの編集を行うことができます。
他の方法としては、既存グループの名前を変更して新しいグループを作成します。
例えば、5年1組というグループを「旧5年1組」とグループ名を変更して、新たに「5年1組」というグループを作成します。
旧5年1組のメンバーに対して、グループ指定のお知らせでグループ設定の変更をお願いするお知らせを送信します。それでも変更してくれないメンバーが残った場合には、管理者メニューで所属グループを変更します。
全ての旧5年1組メンバーが新しいグループへ所属変更が完了したら、旧5年1組のグループを削除します。
各グループのメンバーを一括解除します。
この機能を実行した後は、各グループに登録されているユーザーが０人になります。
新年度に新しくグループ登録を行ってもらってください。
登録忘れのユーザーが多いと新年度の最初の連絡が届かない場合などが考えれます。グループを宛先にして連絡を行う際には、グループメンバーの登録状況を確認して連絡の配信を行いましょう。
管理者メニューの「ユーザー管理」から実行できます。
ただ、一度に全員の所属グループをリセットしてしまいますので、混乱が生じる可能性がある機能です。できるだけ、上記のグループメンバーの更新方法によって変更をしてもらうことを推奨します。
管理者ユーザーが使用できる機能です。
これらの機能は一般会員ユーザーが参照する「学校情報」ページにて表示されます。
フリースペース
自由にテキストを入力できます。
役員リストや常時掲載しておきたい情報などを入力しておくことができます。
ここにURLを記載すると、「学校情報」ページにてURLリンクとして表示されます。URLは複数記載可能です。
ホームページ
関連するWebページなどのURLを設定できます。
関連文書
会員規約などPDFファイルを設定できます。会員メンバーに随時参照して欲しいPDFファイルを設定してください。
グループ管理
グループやグループラベルの登録、削除などを行えます。
グループリストを表示
学校に登録されているグループの一覧からメンバーリストを表示したいグループを選択してメンバーを表示できます。
管理者ユーザーの管理
管理者ユーザーの追加、削除を行えます。
確認者の管理
学校への連絡、連絡網の安否確認などの確認者の追加、削除を行えます。
連絡網の投稿者設定
連絡網の新規作成がOFFに設定されている場合に表示されます。管理者ユーザー以外で連絡網に投稿することができるユーザーを追加、削除することができます。
教職員ユーザーの管理
プロフィールに教職員フラグをセットしているユーザーの管理を行います。
教職員フラグをセットしているユーザーはメンバー数が2人以下のチャット部屋に参加できません。
教職員と保護者の個人的なチャットを防止する際に利用してください。
合言葉設定
合言葉を変更できます。
ユーザー数
現在登録されているユーザー数が確認できます。メンバーリストを出力を押すと、現在の会員メンバーリストをパスワード付きZIPファイルとして添付したメールを送信します。
機能の利用設定
連絡網、チャット、学校への連絡、ファイル置き場、予約ちゃん、管理者への問い合わせ等について利用設定でOFFに設定すると管理者以外のユーザーは新規作成などが行えなくなります。
（管理者ユーザーは利用できます。）その他の機能（タグ設定の各機能の利用をON/OFF）なども設定できます。詳細はこちらを参照ください。
通報管理
連絡網の投稿やチャット部屋メッセージについて通報があればここで確認できます。
編集履歴
管理者ユーザーが行った編集履歴が記録されています。
荒らし行為などの迷惑行為を行うユーザーを個別に削除したり、卒業などですでに利用していないことが明確なユーザーの削除に使用することを想定しています。
他には検索したユーザーのタグ設定を編集することも可能です。
ユーザー検索
ボタンを押すと検索項目が表示されます。
グループメンバー全解除
全てのユーザーに対して、所属グループ登録をリセットできます。利用者が新年度のグループ選択を行うことを周知した後に行う必要があります。運用として難しい状況になることが予想される場合には使用しないでください。
未登録ユーザーの抽出
会員名リストのcsvファイルを入力して、Mileyに未登録の会員名を抽出します。
グループから探す
所属グループメンバーから検索することができます。
名前で探す
プロフィール名で検索を行うことができます。
前方一致検索を行いますので、「マイリー」と入力すると「マイリー 太郎」「マイリー 花子」というユーザー名が検索できます。
読み仮名で探す
プロフィール名の読み仮名で検索を行うことができます。名前と同様に前方一致検索となります。
タグで探す
プロフィールのタグで検索を行うことができます。
タグは全文一致検索ですので検索ヒットするには完全に一致する必要があります。
日付指定して検索
指定した日付以降にプロフィール情報を更新していないユーザーを検索できます。年度替わりで、新しいクラスや所属グループへの変更を行っていないユーザーを検索することを想定しています。
通知エラーのユーザー検索
スマホ通知がエラーになって届いていないユーザーの検索を行うことができます。アカウント削除を実行せずにアプリを削除したユーザーは、サーバー上で通知が送信できずにエラーとなります。 既に利用しなくなったユーザーである可能性が高く、ユーザー削除することが可能です。
検索結果が下側に表示されます。
検索されたユーザーリストからプロフィール削除を行うユーザーを選択してください。
選択したプロフィールを削除ボタンを押すと、選択したユーザーのプロフィールを削除します。
プロフィール削除されたユーザーは、学校情報へアクセスできなくなります。
検索結果のユーザーを一人だけ選択している状態でタグ編集を行うことが可能です。
指定した日付以降にプロフィール情報を更新していないユーザーを検索します。
年度替わりで、新しいクラスや所属グループへの変更を行っていないユーザーを検索することを想定しています。
学校へ登録している全ユーザーについて、所属グループの設定をリセットします。
年度替わりで、新しいクラスや所属グループへの変更を行っていないユーザーが多く存在する場合の一括解除方法となります。
各ユーザーが自発的に所属グループ変更やプロフィール削除を行うことが理想ですが、大規模な組織の場合には運用が難しくなることが想定されますので、そのような場合には一括解除をオススメします。
会員名リストのcsvファイルを入力して、Mileyに未登録の会員名を抽出します。
Mileyを利用していない会員に個別にプリント配布を行うなどの対応が必要な場合に使用してください。
サンプルcsvファイルの取得や詳しい説明は、こちらを参照してください。
会計管理のトップ画面です。まだ何も登録されていない状態です。
をタッチしてメニューから新規会計の作成を選択します。
表示される画面に会計年度のタイトルを入力して確定ボタンを押してください。決算書のタイトルにも使用されます。
歳入区分を編集を押して、歳入区分の追加、削除を行ってください。歳入区分とは勘定科目をまとめるグループです。
各歳入区分のを押して、勘定科目の追加、削除を行ってください。勘定科目の追加後に、各勘定科目の予算額を入力しましょう。
歳入、歳出のそれぞれの区分、勘定科目を入力したら登録ボタンを押して入力内容を保存してください。
会計年度の実績を登録します。
区分と勘定科目を選択してください。
タイトル、発生日、金額、内容を入力して登録ボタンを押してください。
リンクを設定できます
ファイル置場のファイル、フォルダーをリンクすることができます。
レシートや領収書を撮影した写真を証明として添付することができます。
登録された実績内容を確認して承認ボタンを押すことで承認者のユーザー名を記録できます。（承認者は登録者本人でも可能です）
登録された会計年度情報と実績情報を集計します。
歳入、歳出の各区分、勘定科目ごとの実績を集計し、予算額との差額を計算します。
決算報告書の出力ボタンを押すと集計結果をCSVファイル形式で出力し、パスワード付きZIPファイル形式でメール添付して送信されます。
（集計画面に入るためには、実績登録を全て承認している必要があります。）
利用者からの問い合わせを受付できます。
（管理者メニューの「機能の利用設定」にて管理者への問い合わせメニュー表示をONに設定することで利用できます。）
受信した問い合わせ内容を確認して、応答の必要があれば応答するボタンを押すことで問い合わせを送信したユーザーと管理者ユーザーを含めたチャット部屋を作成できます。
応答済み、不要になった問い合わせを全て削除するまで管理者への問い合わせ欄に赤ドットが表示されます。
管理者の権限や教職員フラグ設定の効果は下記を参照ください。
